Ce guide décrit comment créer facilement et rapidement des bons de travail récurrents à la même adresse d'intervention, pour que ceux-ci soient inscrits à votre agenda en lot.
Cette fonctionnalité est recommandée si une ou l'autre des situations s'applique à vos opérations:
Contrats d’entretien/interventions à bons de travail réguliers (i.e. semaine, mois, etc.)
Interventions qui requièrent un ou plusieurs bons de travail de suivi après le bon de travail initial
Projets échelonnés sur plusieurs jours
Informations dans votre bon de travail qui doivent se répéter visite après visite.
Voici ce que nous verrons:
Étape 1 : Validation de l’information du bon de travail initial
Accéder au bon de travail que vous voulez répéter et, avant de générer la récurrence, assurez-vous que le bon de travail soit complété avec:
Une “Date journalière” avec une heure spécifique doit être sélectionnée avant de créer votre récurrence ("Dans la semaine" ou "AM","PM" dans vos choix créera des problèmes avec la récurrence).
Commentaires publics à jour (si vous en avez besoin pour votre prochain bon de travail)
Facture attachée (si vous voulez relier chaque facture à vos prochains bons de travail)
Info des zones, stations et tâches à jour (si requise pour votre prochain bon de travail)
Étape 2 : Régler les informations de la récurrence pour la création des bons de travail
À la section du calendrier du bon de travail, sous la case “Date Prévue”, cliquez sur “Répéter le bon de travail” pour ouvrir la fenêtre de récurrence'. Les informations à remplir sont expliquées dans le tableau suivant et le visuel est représenté dessous celui-ci:
“Répéter tou(te)s les”: Le nombre de répétitions associées à ce bon de travail (i.e. à toutes les 2) et la fréquence de la répétition i.e. jours, semaines, mois ou années
“Chaque”: La journée de la semaine et/ou la semaine du mois pour cette récurrence
“Date du premier bon de travail”: La date à laquelle vous souhaitez que votre prochain bon de travail soit exécuté
“Se termine” offre les options suivantes:
“Après”: pour arrêter après un nombre spécifique de bons de travail (i.e. après 12 bons de travail mensuels pour un contrat renouvelable à chaque année, après 3 traitements de suivis, etc.)
“Le”: à la date spécifique du dernier bon de travail (i.e. lors de la date approximative d’un renouvellement de contrat annuel, etc.)
“Jamais”: dans les rares cas où une entente client serait à perpétuité, sans contrat qui y est attaché
5. Les dates qui correspondent à vos choix apparaîtront dans la grille en gris pour votre validation.
6. Générer les bons de travail automatiquement: entrer le nombre de jours, à l'avance du bon de travail, pour accéder au détail du bon de travail dans l'agenda sans intervention de votre part
NOTE S’il est important de copier l’information d’un bon de travail à l’autre, nous vous recommandons d’ajuster le nombre comme suit, afin d’éviter la perte d’information d’un bon de travail à l’autre:
Si votre récurrence est à la semaine, génération automatique à 2 jours
Si votre récurrence est mensuelle, génération automatique entre 10 ou 15 jours
7. Dupliquer les composantes du bon de travail d'origine: cocher les éléments de votre dernier bon de travail terminé (zones, tâches, stations et produits chimique, facture associée) que vous voulez copier sur le prochain bon de travail sans intervention de votre part.
8. Enregistrer votre récurrence.
Comment faire des récurrences au 2 ou 3 mois ou semaine :
Voici comment faire des récurrences si vous avez des contrats dont les bons de travail ne se suivent pas. Par exemple : trimestriel, aux 2 mois ou aux 3 semaines:
NOTE: Voici 2 règles de base à respecter pour ce type de récurrence
La récurrence doit toujours être la même. Elle ne peut pas commencer aux deux mois et ensuite changer pour 3 mois (ceci nécessiterait 2 récurrences distinguées)
Si elle est au mois, vous devez utiliser "chaque jour du mois" et non "chaque jour de la 1ie/2e/3e ou 4e semaine pour que la récurrence fonctionne.
i.e. Le contrat stipule une récurrence 3 fois par année comme suit :
1) 1 bon de travail la dernière de mai
2) 1 bon de travail la dernière de juillet
3) 1 bon de travail la dernière de septembre
Comment faire le suivi de vos récurrences:
1. Les bons de travail apparaîtront dans l’espace job relié au bon de travail d’origine: de bas en haut vous pourrez voir:
Les bons de travail terminés
Les bons de travail générés et à exécuter
Les bons de travail non générés
Les bons de travail créés qui appartiennent à une récurrence apparaîtront dans votre grille de bons de travail avec l’icône de récurrence suivante:
Les bons de travail non générés apparaîtront dans votre agenda en gris avec l'icône de récurrence devant,
2. Voici comment analyser les copies qui se sont faites dans votre "3. historique" en bas de votre bon de travail.
Copie d'un autre bon de travail: La date et l'heure à laquelle ce bon de travail a été créé et copié du dernier (passé) bon de travail.
Copie vers d'autres bons de travail: La date et l'heure que ce bon de travail s'est copié sur le prochain (futur) à faire.
TRUC: Si vous voyez les mauvaises notes sur votre bon de travail, veuillez vérifier dans l'historique afin de voir quand est-ce qu'il s'est généré et surtout s'il ne s'est pas généré avant que le dernier soit terminé. Si tel est le cas, changer votre auto génération pour vous laisser le temps de terminer vos bons de travail avant qu'ils se génèrent.
3. Comment modifier une récurrence.
Allez dans votre liste de bons de travail
Cliquez sur les 3 points à côté de l'icône de récurrence
Générer le bon de travail: sert à générer le bon de travail pour qu'il se crée manuellement sur le clic. (je suggère de faire le point b. avant de générer le bon de travail)
Ouvrir le plus récent bon de travail: sert à visualiser le bon de travail le plus récent afin de voir les infos qui s'y retrouvent
Supprimer cet événement: sert à supprimer seulement ce bon de travail non généré, sans toucher aux autres bons de travail non générés de la récurrence.
Modifier la récurrence: ceci vous permet de modifier les dates et horaire de la récurrence complète sans la supprimer. Notez que cela ne changera aucun bon de travail déjà créé, qu'il soit terminé ou non débuté.
Supprimer la récurrence: sert à supprimer la récurrence au complet, laissant seulement les bons de travail créés et générés, qu'ils soient terminés ou non débutés.