Les courriels envoyés depuis Plannit jouent un rôle important dans vos communications avec vos clients : soumissions, factures, confirmations, paiements et autres documents peuvent contenir des informations importantes.
Il peut toutefois arriver qu’un courriel correctement envoyé depuis Plannit soit classé dans les courriels indésirables par le fournisseur de messagerie du destinataire.
Pourquoi un courriel peut-il être classé comme indésirable ?
Lorsqu’un courriel est envoyé, Plannit s’assure qu’il est correctement transmis au système de messagerie du destinataire. Cependant, c’est ensuite le fournisseur du destinataire — par exemple Microsoft Outlook, Gmail, Yahoo ou un système de messagerie d’entreprise — qui décide où le message sera placé.
Un courriel accepté par le serveur du destinataire n’est donc pas nécessairement placé dans sa boîte de réception principale. Il peut notamment être dirigé vers les courriels indésirables ou être filtré par les systèmes de sécurité de son entreprise.
Les fournisseurs de messagerie utilisent de nombreux critères et signaux pour prendre cette décision, notamment :
la réputation du domaine;
la réputation des adresses IP;
la réputation de l’expéditeur;
l’authentification et la sécurité du courriel (SPF, DKIM, DMARC et autres);
le taux de courriels rejetés ou non livrables (rebonds sur une adresse courriel invalide);
les signalements précédents comme courrier indésirable;
les interactions des destinataires avec les courriels reçus;
le contenu du message et les liens qu’il contient;
les règles de sécurité propres à l’entreprise du destinataire.
Ces mécanismes évoluent constamment et sont de plus en plus personnalisés. Deux personnes utilisant le même fournisseur de messagerie peuvent donc obtenir un résultat différent pour un même type de courriel.
La réputation d’envoi est importante
La réputation associée aux courriels envoyés influence directement leur capacité à atteindre les boîtes de réception.
Les fournisseurs de messagerie analysent continuellement différents signaux afin de déterminer si les messages provenant d’un expéditeur sont désirés. Les signalements comme courrier indésirable, les adresses invalides et d’autres interactions négatives peuvent influencer cette réputation (par exemple, un courriel non lu et supprimé).
Il s’agit d’un défi important pour toute plateforme qui doit acheminer un grand volume de communications par courriel. Maintenir une bonne réputation d’envoi demande donc une surveillance et des ajustements continus.
Ce que fait Plannit
Nous travaillons continuellement à maintenir une bonne réputation d’envoi et à améliorer la livraison des courriels provenant de Plannit.
Nos mécanismes d’envoi et nos résultats de livraison sont surveillés et ajustés régulièrement afin de nous adapter à l’évolution des exigences des principaux services de messagerie.
ℹ️ Plusieurs projets d’amélioration sont actuellement en cours d’implantation afin de renforcer davantage la livrabilité de nos courriels. Nous devons continuellement adapter Plannit afin de suivre l’évolution du marché et des technologies de filtrage.
Même si le placement final d’un courriel dépend du système de messagerie du destinataire, notre objectif demeure de maximiser les chances que les communications envoyées depuis Plannit atteignent la boîte de réception.
Que faire lorsqu’un client ne trouve pas un courriel ?
Si votre client attend une communication envoyée depuis Plannit, nous recommandons d’abord de lui demander de vérifier son dossier de courriels indésirables.
S’il retrouve le message à cet endroit, il peut le marquer comme légitime ou comme « non indésirable ». Ajouter l’expéditeur à ses contacts peut également aider son fournisseur de messagerie à mieux reconnaître les prochains messages.
Pour une adresse professionnelle, les règles de sécurité de l’entreprise peuvent également intervenir avant même que le message atteigne la boîte de réception. Dans certaines situations, le destinataire devra communiquer avec son service informatique afin de vérifier si les courriels sont filtrés.
Multiplier les moyens de communication
Le filtrage de plus en plus sophistiqué des courriels est également l’une des raisons pour lesquelles les entreprises adoptent progressivement une approche utilisant plusieurs canaux de communication, notamment le message texte.
Cette approche permet aux entreprises de réduire leur dépendance au courriel et de multiplier les moyens disponibles pour communiquer avec leurs clients.
Plannit s’inscrit également dans cette évolution en offrant l’envoi de communications par message texte, en complément du courriel. Les entreprises peuvent ainsi profiter d’une approche multicanale et choisir les moyens de communication les mieux adaptés à leurs besoins.
En résumé
La livraison d’un courriel dépend de plusieurs facteurs et les mécanismes de filtrage évoluent constamment. Plannit travaille continuellement à optimiser la livrabilité de ses communications, mais de bonnes pratiques d’envoi et l’utilisation de plusieurs canaux de communication peuvent également contribuer à maximiser les chances de joindre vos clients.
Bonnes pratiques à adopter
La façon dont les communications sont envoyées peut également avoir un impact sur la manière dont elles sont perçues par vos clients. Recevoir plusieurs courriels d’une même entreprise dans un très court délai peut augmenter les risques qu’un destinataire les ignore, les supprime ou les signale comme courrier indésirable.
Quelques bonnes pratiques peuvent aider à éviter cette situation :
Évitez d’envoyer plusieurs messages à un même client dans un très court intervalle. Chaque message envoyé correspond à un nouveau courriel dans sa boîte de réception. Privilégiez un message plus complet plutôt que plusieurs courts messages envoyés successivement.
Lorsque vous utilisez des messages préprogrammés, évitez de planifier plusieurs communications qui seront envoyées presque simultanément au même client. Privilégiez un message plus complet plutôt que plusieurs messages.
Avant d’envoyer une soumission, une facture ou un autre document, assurez-vous autant que possible qu’il est prêt à être transmis. Par exemple, évitez d’envoyer plusieurs versions successives d’une même soumission pendant que vous effectuez vos derniers ajustements.
L’objectif n’est pas de réduire les communications utiles avec vos clients, mais d’éviter de surcharger leur boîte de réception. Des communications pertinentes et bien espacées réduisent également les risques qu’un client considère vos messages comme indésirables.