1. Accéder à la section Appels
Pour accéder à cette vue, rendez-vous dans le menu principal de navigation situé à gauche de votre écran.
Cliquez sur l'icône CRM & Leads.
Sélectionnez ensuite Appels.
2. Gérer la réception des appels
Tout en haut de la page, vous trouverez un commutateur intitulé Accepter les appels entrants.
Cette fonction permet à l'utilisateur autorisé à prendre des appels via Plannit d'activer ou de désactiver rapidement la réception d'appels entrants, selon sa disponibilité.
3. Aperçu des Statistiques
La section Statistiques vous donne un aperçu en temps réel de votre performance téléphonique. Voici ce que représentent ces données :
Total d'appels: Affiche le nombre total d'appels traités, ainsi que la durée cumulée de ces appels (ex: 28 appels, 22 min).
Appels entrants: Le volume total d'appels que vous avez reçus.
Appels répondu: Le nombre d'appels qui ont été pris en charge par un membre de votre équipe.
Appels manqués: Les appels qui n'ont pas obtenu de réponse.
Durée moyenne d'appel: Le temps moyen passé en communication par appel (ex: 48 secondes).
4. Filtrer et rechercher des appels
Au-dessus du tableau, une barre de recherche et des filtres sont à votre disposition pour cibler précisément les données à visualiser:
Recherche par client: Tapez le nom d'un client pour retrouver son historique d'appels.
Filtre par type de statut: Sélectionnez des critères précis tels que les appels en cours, sans réponse, occupés, indésirables, etc.
Filtre par date: Choisissez une plage de dates spécifique (ex: une semaine ou un mois) pour analyser une période donnée.
5. Exporter les données
Pour vos rapports ou analyses externes, vous pouvez exporter les données affichées dans le tableau des appels.
Cliquez sur le bouton Export en haut à droite.
Choisissez le format désiré: Excel ou CSV.
6. Comprendre le tableau de bord des appels
Le tableau central regroupe tous les détails pertinents de chaque communication.
Voici la signification de chaque colonne :
Fait: Un commutateur vous permettant de marquer un appel comme "traité". Utile pour savoir au premier coup d'œil si le suivi a été effectué.
Client: Le nom du contact ou de l'entreprise ayant appelé (ex: Entreprises ABC).
Téléphone: Le numéro de téléphone de l'interlocuteur.
Date: La date et l'heure exactes auxquelles l'appel a eu lieu.
Durée: Le temps total de la communication.
Statut: L'état actuel de l'appel (ex: Complété, En cours).
Source: La provenance de l'appel (si liée à une campagne spécifique ou un canal particulier).
No: Le numéro de job ou de projet associé à cet appel.
Résumé IA: Une des fonctions les plus puissantes de l'outil. Que ce soit un message vocal laissé ou un appel enregistré, l'IA génère des notes résumant la conversation tel que le nom du client, son adresse, la raison de son appel etc.
Cas d'usage: Si un nouveau client potentiel laisse un message vocal avec ses coordonnées (nom, adresse, numéro), l'IA est capable d'extraire et d'enregistrer ces informations directement dans ce résumé.
Catégorie IA (Information IA): Identifie le type ou l'objectif principal de l'appel (ex: Demande d'information, demande de rappel).
Sentiment: Une analyse par IA de l'humeur de la personne qui a passé l'appel (ex: Neutre, Bien, Mauvais). Cela vous aide à prioriser les retours d'appels sensibles.
Actions: Un menu déroulant vous permettant d'agir immédiatement sur ce lead/client. Selon votre processus d'affaires, vous pouvez par exemple Créer une job (un projet) ou le Fermer, le tout sans quitter cette vue.