Voici pourquoi cette situation se produit et comment l’éviter.
Pourquoi deux factures peuvent-elles avoir le même numéro?
QuickBooks et Plannit gèrent chacun la numérotation des factures.
Lorsqu’une facture est créée directement dans QuickBooks, QuickBooks utilise le dernier numéro de facture qu’il connaît pour déterminer le prochain numéro.
De son côté, Plannit utilise sa propre séquence de numéros de facture. Plannit ne peut pas savoir qu’une facture a été créée directement dans QuickBooks et qu’un numéro de la séquence a déjà été utilisé.
Par conséquent, si vous créez des factures dans les deux systèmes, un même numéro peut éventuellement être attribué à deux factures différentes.
Exemple
Vous créez une facture directement dans QuickBooks avec le numéro 5002.
Plannit pourrait ensuite créer une autre facture portant également le numéro 5002.
Lors de son exportation vers QuickBooks, un conflit de numéro de facture pourrait alors survenir.
Solution recommandée : créez toutes vos factures dans Plannit
Pour éviter les conflits de numérotation, nous recommandons de créer toutes vos factures directement dans Plannit.
Les factures pourront ensuite être exportées vers QuickBooks en ligne à partir de Plannit.
Cette méthode permet de conserver une séquence de numéros de facture cohérente entre les deux systèmes.
Vous devez créer certaines factures directement dans QuickBooks?
Si vous devez occasionnellement créer une facture directement dans QuickBooks, utilisez un numéro différent de ceux générés par Plannit.
Vous pouvez, par exemple, ajouter un préfixe ou un suffixe au numéro de la facture créée dans QuickBooks.
Exemple : au lieu d'utiliser le numéro 5002, utilisez Q-5002.
Ainsi, si Plannit génère ensuite la facture 5002, son exportation vers QuickBooks ne sera pas bloquée par une autre facture portant déjà exactement le même numéro.
Que faire si une facture Plannit ne peut plus être exportée?
Si vous tentez d’exporter une facture de Plannit vers QuickBooks et qu’un message d’erreur indique que ce numéro de facture existe déjà dans QuickBooks, vous pouvez modifier le numéro de la facture Plannit en y ajoutant un suffixe.
Avant de le faire, assurez-vous qu’il s’agit réellement de deux factures différentes. Comparez notamment le client, le montant et la date des deux factures.
Ensuite :
Ouvrez la facture concernée dans Plannit.
Cliquez sur Actions.
Sélectionnez Outil de vérification du système comptable.
Comparez les informations de la facture Plannit avec celles de la facture trouvée dans QuickBooks.
Confirmez qu’il s’agit bien de deux factures différentes.
Dans la colonne Plannit, cliquez sur l’option permettant d’ajouter un suffixe au numéro de facture.
Retournez ensuite dans la facture.
Cliquez sur Actions, puis exportez de nouveau la facture vers votre système comptable.
Comme le numéro de la facture Plannit est maintenant différent de celui de la facture déjà présente dans QuickBooks, l’exportation peut être effectuée.
À retenir
Pour prévenir ce problème, la meilleure pratique consiste à créer toutes vos factures dans Plannit, puis à les exporter vers QuickBooks en ligne.
Si vous devez créer des factures directement dans QuickBooks, utilisez un préfixe ou un suffixe distinct afin que leur numérotation n’entre pas en conflit avec celle de Plannit.